GUIDE PRATIQUE · FACTURE-PRO

Factur-X, UBL, CII : choisir le bon format de facture

Factur-X associe un document lisible et des données XML. UBL et CII sont d’autres formats structurés acceptés dans le cadre de la réforme.

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Mis à jour le 3 octobre 2026 · Sources officielles en bas de page

Documents de facturation et travail administratif en situation réelle

La facturation, au concret

À RETENIR

Factur-X combine une représentation PDF/A-3 et un fichier XML structuré.

UBL et CII sont des formats de données structurées utilisés pour l’échange.

Le bon format dépend de votre logiciel, de votre plateforme et du traitement attendu chez le destinataire.

LE CONTEXTE

Les bonnes questions avant d’agir

Cette page vous aide à prendre une décision à partir des opérations que vous réalisez vraiment. Les termes réglementaires, les offres commerciales et les situations particulières se recoupent souvent. Pour ne pas mélanger les sujets, partez de vos factures émises et reçues, puis rapprochez-les du calendrier, du rôle de la plateforme agréée et de votre organisation comptable.

Un fichier Factur-X n’est pas un simple PDF qui porterait une étiquette nouvelle. Il associe une image lisible de la facture à des données XML exploitables automatiquement, selon un profil prévu par le standard. Une facture scannée puis enregistrée au format PDF ne crée pas ces données. Vérifiez la conformité du fichier, la cohérence entre le visible et le structuré et la présence des champs exigés pour vos opérations.

Le guide s’inscrit dans le parcours « La réforme ». Vous pouvez revenir à cette page mère pour situer le sujet, puis approfondir les cas voisins à la fin de la lecture. Les liens vers les textes et les ressources officielles sont regroupés plus bas pour que chaque décision puisse être vérifiée à sa source.

À lire également : PDF vers Factur-X pour contrôler une conversion de PDF · API et intégrations pour relier les formats à vos outils.

FP.FACTURE · EXEMPLE

Prestataire → ClientFacture n° 2026-041

Total TTC1 240,00 €

LogicielPlateforme agrééeDestinataire

Schéma pédagogique, montants fictifs

COMPRENDRE LE SUJET

Ce qu’il faut regarder en pratique

Trois angles pour passer d’une règle générale à un choix adapté à vos factures.

Factures, pièces comptables et suivi administratif

01 / 02

Formats et cycle de vie vont ensemble

La facture circule avec des informations qui permettent d’identifier son destinataire et de suivre son traitement. Les statuts, rejets, refus et paiements éventuels ne se résument pas à l’extension du fichier. Les spécifications officielles et les normes AFNOR décrivent les formats, les API et les cas d’usage. Une solution doit couvrir vos vrais scénarios : avoir, acompte, facture finale ou prestation complexe, selon l’activité.

À vérifier dans votre organisation : UBL et CII sont des formats de données structurées utilisés pour l’échange.

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Comment choisir sans se laisser enfermer

Demandez à l’éditeur quel format est généré en sortie, quel profil de données est utilisé et comment sont validées les mentions. Testez une facture représentative, puis ouvrez le fichier dans un visualiseur et contrôlez les données structurées. Si votre partenaire utilise UBL ou CII, la plateforme peut assurer la conversion dans son périmètre. Conservez vos fichiers et la trace de leur transmission, pas seulement une capture d’écran de l’interface.

À vérifier dans votre organisation : Le bon format dépend de votre logiciel, de votre plateforme et du traitement attendu chez le destinataire.

PASSER À L’ACTION

Appliquer la réforme à vos propres factures

Un circuit fiable se prépare avec des exemples, des responsables identifiés et des vérifications que l’on peut refaire.

Une réponse fiable commence par les faits de votre entreprise : activité exercée, régime de TVA, clients établis en France ou à l’étranger, ventes aux particuliers et volume de documents. Ces informations permettent de séparer les flux qui relèvent de la facture électronique de ceux qui peuvent relever de l’e-reporting. Faites cet inventaire avec des exemples de factures, pas uniquement avec la forme juridique de votre société.

Le calendrier doit ensuite être appliqué à chaque obligation. La réception est une capacité à organiser dès maintenant pour les entreprises assujetties établies en France. L’émission et la transmission de données se déploient selon la catégorie de l’entreprise. Les changements d’outil prennent du temps : import des clients, essais des formats, formation et rapprochement comptable. Un planning interne évite de découvrir un problème d’adressage le jour d’un envoi important.

Conservez une trace des choix effectués : plateforme agréée, logiciel connecté, personne responsable des rejets, procédure en cas de panne et source réglementaire consultée. La documentation officielle évolue ; revoyez ces choix lorsque votre activité, votre régime ou votre fournisseur change. Un contrôle périodique des factures émises et reçues est plus utile qu’une simple case « conforme » dans un tableau de bord.

Lister les ventes B2B, B2C et internationales, puis relever les achats et les factures reçues.

Confirmer la catégorie de l’entreprise, son régime et les échéances propres à la réception, à l’émission et aux données.

Tester la plateforme agréée avec une facture, un avoir, un rejet et une réception fournisseur.

Nommer la personne qui suivra les statuts, contrôlera les écarts et tiendra les procédures à jour.

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CIRCUIT DE FACTURATIONUne facture, plusieurs contrôles

01Données de l’émetteurVérifiées

02Adressage du clientVérifié

03Format et transmissionSuivis

04Statut et correctionTracés

Exemple de contrôle, sans valeur de certification

ÉVITER LES MAUVAIS RACCOURCIS

Les éléments à documenter avant de décider

Pour décider, notez l’origine de vos informations, la date de vérification et le nom de la personne qui valide le choix. Les règles et les offres évoluent. Une capture ancienne ou un argument commercial isolé ne suffit pas pour engager un processus de facturation.

Faites confirmer les points fiscaux propres à votre activité si plusieurs régimes coexistent. Demandez au fournisseur de la solution un exemple complet d’émission et de réception avec les statuts et les erreurs possibles. Conservez les conditions tarifaires, les limites de volume, les règles d’archivage et les modalités d’export.

Enfin, prévoyez le contrôle après mise en service : une facture émise peut être rejetée, une donnée d’annuaire peut changer et un avoir peut demander une correction. La conformité se maintient au fil des opérations, elle ne se résume pas au jour où un compte est ouvert.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Les réponses utiles

Pour les cas particuliers, la qualification de l’opération prime sur une réponse générale.

Un PDF/A suffit-il ?

Non, Factur-X implique aussi des données XML structurées et conformes.

Doit-on choisir Factur-X plutôt qu’UBL ?

Le choix dépend du système et des échanges ; les trois formats prévus sont à examiner avec la plateforme et l’éditeur.

Les normes AFNOR servent-elles aux entreprises ?

Elles cadrent les spécifications utilisées par les éditeurs et plateformes, notamment les formats, API et cas d’usage.

VÉRIFIER LES INFORMATIONS

Sources officielles

Les règles peuvent évoluer. Consultez ces ressources avant une décision engageante.

Direction générale des Finances publiques · specifications-externes-b2b
Direction générale des Finances publiques · facturation-electronique-et-plateformes-agreees
Ministère de l’Économie · tout-savoir-sur-la-facturation-electronique-pour-les-entreprises

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